* Việc khai thác Hồ sơ thẩm định giá phải đảm bảo tính bảo mật theo quy định của pháp luật.
1. Hồ sơ thẩm định giá bao gồm toàn bộ những thông tin, tài liệu cần thiết, phục vụ cho quá trình thẩm định giá tài sản để hình thành kết quả thẩm định giá cuối cùng. Tài liệu trong hồ sơ thẩm định giá phải được phân loại, sắp xếp theo thứ tự và được thể hiện trên giấy, phim ảnh hay những vật mang tin khác theo quy định của pháp luật hiện hành. Thành phần của từng hồ sơ thẩm định giá có thể khác biệt căn cứ vào mục đích thẩm định giá và loại tài sản cần thẩm định giá.
2. Lưu trữ hồ sơ thẩm định giá
Hồ sơ thẩm định giá phải được đưa vào lưu trữ bằng giấy và dữ liệu điện tử kể từ ngày phát hành Chứng thư thẩm định giá tại doanh nghiệp thẩm định giá hoặc chi nhánh doanh nghiệp thẩm định giá phát hành Chứng thư thẩm định giá. Căn cứ vào loại hình lưu trữ, hồ sơ thẩm định giá phải có đủ các thông tin, tài liệu cơ bản như sau:
* Hồ sơ thẩm định giá đưa vào lưu trữ bằng giấy cần có:
– Tên và số hiệu hồ sơ, ngày tháng lập và ngày tháng lưu trữ.
– Những thông tin cơ bản và địa chỉ liên hệ của khách hàng thẩm định giá.
– Những thông tin cơ bản của thẩm định viên và toàn bộ các cán bộ khác của doanh nghiệp thẩm định giá được giao tham gia cuộc thẩm định giá tài sản.
– Bản gốc hoặc sao y bản chính hợp đồng thẩm định giá và biên bản thanh lý hợp đồng thẩm định giá (nếu có), hoặc bản gốc văn bản đề nghị/yêu cầu thẩm định giá.
– Thông tin, tài liệu về đặc điểm pháp lý và kinh tế – kỹ thuật của tài sản thẩm định giá, hoặc doanh nghiệp cần thẩm định giá/xác định giá trị doanh nghiệp và các tài sản so sánh (nếu có).
– Báo cáo của chuyên gia được mời cung cấp ý kiến chuyên môn (nếu có).
Trường hợp trưng cầu ý kiến tư vấn của các chuyên gia về công suất thiết kế, tính năng tác dụng của máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ thì báo cáo kết quả thẩm định phải nêu rõ mục đích, thời gian tiến hành và kết luận của chuyên gia tư vấn.
– Biên bản khảo sát kèm nhận định và chữ ký xác nhận của thẩm định viên khảo sát thực tế. Trong biên bản khảo sát cần nêu rõ mục đích, thời gian, tên những người tham gia khảo sát thực tế, kết quả thu được từ khảo sát thực tế, chênh lệch (nếu có) giữa kết quả khảo sát thực địa với hồ sơ pháp lý và lý do có sự chênh lệch đó.
– Toàn bộ tài liệu, thông tin thu thập được bao gồm cả ảnh chụp thực tế, và các tài liệu, thông tin cần thiết khác để hình thành kết quả thẩm định giá.
– Những tài liệu phân tích, đánh giá của thẩm định viên về những vấn đề thẩm định giá liên quan.
– Bản gốc Báo cáo kết quả thẩm định giá và các phụ lục kèm theo.
– Bản gốc Chứng thư thẩm định giá và các phụ lục kèm theo.
* Hồ sơ thẩm định giá đưa vào lưu trữ điện tử cần có:
– Tên và số hiệu hồ sơ, ngày tháng lập và ngày tháng lưu trữ.
– Những thông tin cơ bản của thẩm định viên chịu trách nhiệm chính và các cán bộ khác tham gia thực hiện thẩm định giá.
– Nội dung cơ bản tại báo cáo kết quả thẩm định giá, chứng thư thẩm định giá, các phụ lục và bảng tính kèm theo (nếu có).
– Nguồn của từng thông tin thu thập liên quan.
